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Puoi ricercare il cliente dal menu a tendina, inserendo parte della ragione sociale [anche alcune lettere centrali]. Il software provvederà ad effettuare una ricerca su quattro campi: ragione sociale, nome, cognome e località; questo tipo di ricerca ti permette più facilmente di trovare l’anagrafico a cui devi emettere la fattura. La data di emissione della fattura proforma viene proposta in automatico ma puoi cambiarla. Anche in questo caso il sistema controlla l’ultima data utilizzata così da garantirti numero e data sequenziale.

Selezionato il cliente, ti si presentano i dati riepilogativi dell’anagrafico dove ti verranno evidenziati gli eventuali dati mancanti, sia quelli obbligatori sia quelli facoltativi (ad esempio l’email presa in automatico per l’invio del documento.
Se occorre una specifica descrizione oltre al dettaglio, puoi compilarla inserendo il contenuto nel campo Descrizione Proforma. Il campo è provvisto di text editor affinché tu possa formattare come vuoi il testo.

Ora passa ai dettagli. Puoi decidere di elencare tutti i servizi e/o prodotti venduti, oppure di emettere una prefattura a corpo.

Seleziona la categoria del tipo prodotto e/o servizio, l’articolo che stai vendendo, scegli l’unità di misura (in automatico ti viene presentata quella indicata di default in configurazione), inserisci la quantità. Se l’articolo indicato è caricato a magazzino prenderà in automatico il prezzo di vendita memorizzato. In caso contrario potrai inserirlo. Qualora l’articolo indicato non sia caricato a magazzino, cliccando su “aggiungi dettaglio proforma”, l’articolo verrà codificato a magazzino pronto ad essere utilizzato per le prossime emissioni di documenti.

Clicca su AGGIUNGI DETTAGLIO PROFORMA per aggiungere il dettaglio e continua per tutti gli articoli che devi mettere in prefattura.

Per modificare un dettaglio salvato in elenco, fai click sull’icona “PENNA” a sinistra del record da modificare, cambia i dati e fai click su “AGGIORNA”. Per cancellare un dettaglio salvato in elenco, fai click sull’icona “X” a destra del record da eliminare.

Quando avrai terminato di caricare i dettagli, controlla la condizione di pagamento [ti viene proposta in automatico quella salvata in anagrafico del cliente] se non è quella corretta apri la tendina e scegli quella giusta. Idem per la banca su cui vuoi ti venga accreditato l’incasso [ti viene proposta in automatico quella memorizzata di default in anagrafico della tua azienda].

Se occorre inserisci altri dati scrivendoli nel campo “Note Finali”

Se vuoi inviare la prefattura via mail in automatico, senza farlo in un secondo momento dall’elenco delle fatture proforma emesse, spunta il flag “Invia Mail con documento allegato”, controlla l’indirizzo email a cui spedisci [ti viene proposto quello indicato in anagrafico cliente]

Ora clicca “Genera Proforma”, il software provvederà a generare un PDF del documento creato, a memorizzarlo in scadenziario cliente tra le prefatture da incassare e, se hai attivato l’opzione, ad inviare il documento via mail.